Article rédigé par Jean, voyageur à plein temps qui vit de ses sites web depuis 2003, et auteur du guide « Travaillez en Slip« 

Votre boîte de réception occupe le plus clair de vos journées ?

Voici 5 mesures pour limiter le nombre d’emails que vous recevez, et le temps que vous passez à y répondre :

1. Limitez le formulaire de contact de votre site à 500 caractères

Finis les romans et les e-mails de 4 pages : en limitant physiquement le nombre de caractères de votre formulaire, les visiteurs de votre site ne vous envoient plus que des messages courts, clairs, et concis. C’est simple, et radical.

2. Copiez la signature de votre GSM… sur votre ordinateur

Modifiez la signature de votre logiciel de messagerie en indiquant par exemple :

« Envoyé de mon iPhone, toutes mes excuses pour la brièveté et les fautes de frappe. »

Résultat ? Vous n’avez plus besoin de développer. Il vous suffit de rédiger une phrase claire et concise pour répondre à un e-mail, comme si vous utilisiez votre téléphone mobile.

3. Utilisez des messages-types

Sur Gmail, activez la fonction « canned responses », ou utilisez un logiciel comme Typinator.

Vous n’aurez plus jamais à rédiger deux fois la même explication : vous recyclez vos réponses pour gagner en rapidité.

4. Placez les demandes abusives en attente

Si vous recevez des demandes abusives, qui peuvent être résolues en 5 secondes par une simple recherche sur Google, ne répondez pas tout de suite. Prenez le temps, et placez ces e-mails en attente pendant quelques jours dans un dossier dédié.

L’idée, c’est d’éviter l’effet « ping-pong » : si vous leur répondez dans les 10 minutes, ceux qui vous envoient ce type de mails reviendront rapidement avec des questions du type « Et après, je fais quoi ? », « Ca ne marche pas, tu peux le faire pour moi ? »…

Si vous leur répondez après 3 jours, ils auront probablement déjà trouvé la solution par eux-même.

5. Créez un forum, et ne traitez plus que les demandes administratives par e-mail

Sur votre page de contact, proposez le choix suivant :

- Une question de fond ? Posez-là sur le forum.

- Une question administrative ? Contactez-moi.

Préparez un message-type pour diriger aimablement vers le forum vos interlocuteurs qui ne sont pas passés par cette page.

En ne mettant en pratique que deux ou trois de ces cinq mesures, vous allez réduire considérablement le temps que vous passez à traiter vos e-mails.

Utilisez-vous d’autres techniques du même type ?

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